AVIS DE CONFIDENTIALITÉ

LE PRÉSENT AVIS DÉCRIT LA MANIÈRE DONT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS VOUS CONCERNANT PEUVENT ÊTRE UTILISÉS ET COMMUNIQUÉS ET COMMENT VOUS POUVEZ Y ACCÉDER. VEUILLEZ LE LIRE ATTENTIVEMENT.

Votre employeur actuel ou passé, en tant que répondant du régime d’avantages sociaux auquel vous êtes admissible, a eu recours aux services de Willis Towers Watson pour fournir ce site Web et d’autres services d’administration des avantages sociaux. Willis Towers Watson se soucie de la protection de votre vie privée et souhaite vous informer sur la manière dont elle recueille, utilise et communique les renseignements. Nous utilisons les renseignements personnels pour déterminer votre admissibilité aux avantages sociaux et valider tout renseignement soumis au moyen de l’application en lien avec les choix effectués.

Towers Watson Delaware et ses filiales à participation majoritaire (« Willis Towers Watson, », « nous » ou « nos ») s’intéressent aux questions de protection de la vie privée et souhaitent vous informer sur la manière dont elles recueillent, utilisent et communiquent les renseignements. Le présent avis de confidentialité décrit nos pratiques à l’égard des renseignements que nous recueillons au moyen de ce site, du centre d’appels, de fichiers d’importation de données de l’employeur, de fichiers d’importation de tiers approuvés par le répondant du régime, d’appareils mobiles et de courriels en format HTML qui pourraient vous être envoyés (collectivement appelés les « services »). En nous fournissant des renseignements personnels, vous acceptez les conditions de cet avis de confidentialité.

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Renseignements personnels pouvant être recueillis

Les « renseignements personnels » sont des renseignements qui vous identifient comme personne ou qui sont liés à une personne identifiable, y compris, mais sans s’y limiter :

• Nom
• Adresse postale (incluant les adresses de facturation et de livraison)
• Numéro d’assurance sociale
• Date de naissance
• Sexe
• Numéro de téléphone
• Adresse de courriel
• Numéros de comptes bancaires
• Date d’embauche et dates d’autres changements dans la situation d’emploi
• Autres renseignements liés à votre admissibilité aux avantages sociaux et à vos choix d’options

Les renseignements que nous recueillons sont fournis par le répondant du régime et permettent de confirmer si vous, votre conjoint et les personnes à votre charge êtes admissibles aux avantages sociaux. Vous pourriez devoir fournir des renseignements supplémentaires sur vous, votre conjoint, les personnes à votre charge et vos bénéficiaires désignés. Vous pourriez également devoir mettre à jour ou corriger les renseignements sur vous, votre conjoint ou les personnes à votre charge.

Si vous nous fournissez, à nous ou à nos fournisseurs de services, des renseignements personnels sur d’autres personnes dans le cadre des services, vous déclarez par le fait même que vous êtes autorisé à le faire et que vous nous permettez d’utiliser ces renseignements conformément au présent avis.

Collecte des renseignements personnels

Nous, ainsi que nos fournisseurs de services, pouvons recueillir des renseignements personnels de diverses manières, notamment, mais sans s’y limiter :

• Par l’intermédiaire du répondant des régimes pertinents : Nous pouvons recueillir des renseignements personnels au moyen de fichiers périodiques de transmission de données provenant du répondant des régimes. Pour la plupart des participants, le répondant est votre employeur actuel ou passé.
• Dans le cadre des services : Nous pouvons recueillir des renseignements personnels dans le cadre des services, par exemple, lorsque vous utilisez les modèles de simulation des prestations de retraite ou lorsque vous changez vos renseignements personnels, comme votre adresse, votre adresse de courriel ou votre numéro de téléphone.
• Hors ligne : Nous pouvons recueillir hors ligne des renseignements personnels vous concernant, par exemple, lorsque vous communiquez avec le centre d’appels.
• En provenance d’autres sources : Vous acceptez que nous recueillions vos renseignements personnels auprès de tierces parties embauchées par le répondant du régime et dont nous aurons raisonnablement besoin afin de fournir des services connexes aux avantages sociaux. REMARQUE : L’utilisation par une tierce partie des renseignements que vous lui fournissez est régie par la politique de confidentialité de cette tierce partie. Notre utilisation des renseignements reçus de la tierce partie est régie par le présent avis de confidentialité.

Utilisation des renseignements personnels

Nous pouvons utiliser vos renseignements personnels aux fins suivantes :

• répondre à vos questions et traiter vos demandes, notamment vous envoyer de l’information sur la retraite ou si un utilisateur demande une Description sommaire du régime, ses renseignements personnels seront utilisés pour traiter la demande et pourraient être communiqués à des tiers participant au traitement de la demande (un imprimeur, par exemple);
• vous envoyer des renseignements de nature administrative, par exemple, des renseignements au sujet des services ou des modifications apportées à nos conditions et à nos politiques;
• personnaliser votre expérience lorsque vous utilisez les services;
• à des fins commerciales (analyse de données, vérifications, contrôle et prévention de la fraude, développement de nouveaux produits, amélioration ou modification de nos services, identification des tendances en matière d’utilisation, évaluation de l’efficacité de nos campagnes promotionnelles et exploitation et élargissement de nos activités commerciales);
• en fonction des besoins : a) conformément à la loi pertinente, y compris les lois à l’extérieur de votre pays de résidence; b) pour se conformer aux processus juridiques; c) si la loi l’exige; d) pour faire appliquer nos conditions; e) pour protéger nos activités ou celles de l’une ou l’autre de nos sociétés affiliées; f) pour protéger nos droits, notre vie privée, notre sécurité ou nos biens ou ceux de nos sociétés affiliées, y compris vous-même ou d’autres; et g) pour nous permettre d’exercer des recours et limiter les dommages que nous pourrions subir;
• communiquer avec vous concernant le régime à l’aide d’un système automatisé de composition téléphonique ou d’une voix artificielle ou de messages préenregistrés.

Communication des renseignements personnels

Vos renseignements personnels peuvent être communiqués ou transférés :

• sauf tel qu’il est énoncé ci-dessous, nous ne partageons ni ne vendons les renseignements personnels à des tierces parties pouvant les utiliser à leur propre gré. Cependant, les données peuvent être partagées avec des tierces parties embauchées par Willis Towers Watson afin de leur permettre de s’acquitter de leurs obligations envers Willis Towers Watson seulement;
• à nos partenaires fournisseurs choisis par le répondant du régime pour leur permettre de vous fournir des services associés à vos avantages sociaux. L’utilisation de vos renseignements personnels par nos partenaires fournisseurs est régie par les politiques de confidentialité du répondant de régime ou du partenaire fournisseur et non par le présent avis;
• à nos fournisseurs de services tiers qui fournissent des services (hébergement du site Web, analyse de données, traitement des paiements, traitement des commandes, technologies de l’information et infrastructure connexe, service à la clientèle, transmission de courriels, vérification et autres services);
• à toute personne que vous identifiez ou à toute personne à qui vous envoyez des messages en utilisant les services;
• à une tierce partie à la suite d’une réorganisation, d’une fusion, d’une vente, d’une coentreprise, d’une cession, d’un transfert ou d’une autre forme de disposition de la totalité ou d’une partie de nos activités, actifs ou actions (y compris à propos de toute faillite ou de toute procédure similaire);
• en fonction des besoins : a) conformément à la loi pertinente, y compris les lois à l’extérieur de votre pays de résidence; b) pour se conformer au processus juridique; c) si la loi l’exige; d) pour faire appliquer nos conditions; e) pour protéger nos activités ou celles de l’une ou l’autre de nos sociétés affiliées; f) pour protéger nos droits, notre vie privée, notre sécurité ou nos biens ou ceux de nos sociétés affiliées, y compris vous-même ou d’autres; et g) pour nous permettre d’exercer des recours et limiter les dommages que nous pourrions subir.

AUTRES RENSEIGNEMENTS

Autres renseignements pouvant être recueillis

Les « autres renseignements » sont les renseignements qui ne dévoilent pas votre identité propre ou qui ne concernent pas directement une personne, notamment :

• renseignements sur le navigateur et un appareil
• données d’utilisation de l’application
• renseignements recueillis au moyen de témoins, de balises pixel et d’autres technologies
• renseignements démographiques et autres renseignements que vous nous fournissez
• renseignements groupés

Si nous sommes tenus de traiter les autres renseignements comme des renseignements personnels en vertu de la loi pertinente, il est possible que nous les utilisions aux mêmes fins pour lesquelles nous utilisons et communiquons les renseignements personnels, tel qu’il est indiqué dans le présent avis.

Collecte des autres renseignements

Nous, ainsi que nos fournisseurs de services tiers, pouvons recueillir d’autres renseignements de diverses manières, notamment :

• Au moyen de votre navigateur ou de votre appareil : Certains renseignements sont recueillis par la plupart des navigateurs ou automatiquement à l’aide de votre appareil (adresse de Media Access Control (MAC), type d’ordinateur (Windows ou Macintosh), résolution d’écran, nom et version du système d’exploitation, fabricant et modèle de l’appareil, langue utilisée, type et version du navigateur Web, et nom et version des services utilisés). Nous utilisons ces renseignements pour nous assurer du bon fonctionnement des services offerts.
• À l’aide de témoins : Les témoins sont des éléments d’information stockés directement dans l’ordinateur que vous utilisez. Les témoins nous permettent de recueillir des renseignements comme le type de navigateur, le temps passé à utiliser les services, les pages visitées, les préférences en matière de langue et d’autres données anonymes liées au trafic. Nous, ainsi que nos fournisseurs de services, utilisons ces renseignements à des fins de sécurité, pour faciliter la navigation, afficher les renseignements plus efficacement, personnaliser votre expérience lorsque vous utilisez les services et reconnaître votre ordinateur afin de vous aider lorsque vous utilisez les services. Nous recueillons aussi des données statistiques sur l’utilisation des services afin d’en améliorer continuellement la conception et le fonctionnement, de comprendre l’utilisation qui en est faite et de nous aider à régler les questions qui les concernent. Les témoins nous permettent également de déterminer, parmi nos publicités et nos offres, celles qui sont le plus susceptibles de vous plaire, et de les afficher lorsque vous utilisez les services. Nous pouvons également utiliser des témoins ou d’autres technologies pour faire le suivi des réactions à nos publicités en ligne. Si vous désactivez les témoins du site, celui-ci pourrait ne pas fonctionner correctement.
• À l’aide de balises pixel et d’autres technologies semblables : Les balises pixel (également appelées balises Web et GIF invisibles) peuvent être utilisées en lien avec certains services pour notamment faire le suivi des comportements des utilisateurs des services (y compris les destinataires de courriel), mesurer le succès de nos campagnes de marketing et compiler les statistiques sur l’utilisation des services et les taux de réponse.
• Par des méthodes d’analyse Web : Nous avons recours pour nos sites Web à Google Analytics, application qui utilise des témoins et des technologies semblables pour recueillir et analyser des renseignements concernant l’utilisation des sites Web et produire des rapports sur les activités et les tendances. Cette application permet également de recueillir des renseignements sur l’utilisation d’autres sites Web, d’applications et de ressources en ligne. Pour en savoir plus à propos des pratiques de Google, rendez-vous à l’adresse www.google.com/policies/privacy/partners/; vous pouvez désactiver Google Analytics en téléchargeant le module complémentaire de désactivation de Google Analytics, accessible à l’adresse https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr.
• À l’aide d’adresses IP : Votre adresse IP est un numéro attribué automatiquement à votre ordinateur par votre fournisseur d’accès à Internet. Une adresse IP peut être identifiée et inscrite automatiquement dans nos fichiers journaux de nos serveurs quand un utilisateur utilise les services, de même que les pages visitées et l’heure à laquelle elles ont été visitées. La collecte d’adresses IP est une pratique courante du secteur et se fait automatiquement par de nombreux sites Web, applications et autres services. Nous utilisons les adresses IP pour notamment calculer les niveaux d’utilisation, faire le diagnostic des problèmes liés au serveur et administrer les services. Nous pouvons également établir approximativement l’endroit où vous vous trouvez à partir de votre adresse IP.
• De vous : Nous recueillons certains renseignements, comme vos préférences en matière de moyens de communication, lorsque vous nous les fournissez volontairement.
• En groupant les renseignements : Les renseignements personnels groupés ne vous identifient pas personnellement et n’identifient pas tout autre utilisateur des services (par exemple, nous pourrions grouper les renseignements personnels pour calculer le pourcentage d’utilisateurs ayant un indicatif régional téléphonique précis).

Utilisation et communication des autres renseignements

Nous pouvons utiliser et communiquer les autres renseignements à toute fin, à moins de dispositions contraires spécifiées par la loi pertinente. Dans certaines situations, nous pouvons combiner les autres renseignements aux renseignements personnels (associer votre nom à votre situation géographique, par exemple). Le cas échéant, nous traitons ces renseignements combinés comme des renseignements personnels tant qu’ils demeurent combinés.
Si vous nous avez fourni des renseignements personnels, nous pourrions les combiner aux renseignements portant sur votre utilisation de notre site qui sont recueillis automatiquement.

SERVICES DE TIERCES PARTIES

Nous pouvons inclure dans les services des liens vers les sites Web de tierces parties (organismes gouvernementaux et fournisseurs de services financiers). Lorsque vous cliquez sur ces liens, vous quittez les services et votre utilisation des sites de ces tierces parties est alors régie par les politiques de confidentialité de ces tierces parties, et non par le présent avis. Cet avis de confidentialité ne concerne pas la confidentialité, les renseignements ou les autres pratiques de toute tierce partie, y compris toute tierce partie exploitant un site ou un service vers lequel les services renvoient. Nous n’en sommes pas responsables non plus. L’inclusion d’un lien dans les services ne constitue pas l’approbation, par nous ou nos sociétés affiliées, du site ou du service accessible par le lien.

SÉCURITÉ

Nous cherchons à utiliser des mesures organisationnelles, physiques, techniques et administratives raisonnables pour assurer la protection des renseignements personnels détenus par notre organisation afin d’éviter la perte, l’usage inapproprié, l’altération, la communication, la destruction, le vol ou l’accès non autorisé, la copie, l’utilisation, l’altération, la destruction ou la communication. Malheureusement, il est impossible de garantir à 100 % la sécurité des systèmes de transmission ou de stockage des données. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sécuritaire (par exemple, si vous estimez que la sécurité de votre compte a été compromise), veuillez immédiatement nous en informer en suivant les indications de la section « Pour communiquer avec nous » ci-dessous.

OPTIONS ET ACCÈS

Vos options en ce qui concerne la façon dont nous utilisons et communiquons vos renseignements personnels

En acceptant le présent avis de confidentialité, vous consentez à la collecte, au traitement, à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels, conformément aux dispositions de cet avis de confidentialité.

Notre processus standard pour bon nombre de communications consiste à transmettre des renseignements sur vos avantages sociaux et d’autres communications par courriel ou au moyen de notre portail en ligne. Vous pouvez demander de recevoir votre correspondance par la poste (en format papier) en suivant les indications de la section « Pour communiquer avec nous » ci-dessous.

Comment accéder à vos renseignements personnels, les modifier ou les supprimer

Si vous souhaitez passer en revue, corriger, mettre à jour ou supprimer les renseignements personnels vous concernant que nous pouvons traiter en tant que fournisseur de services, vous pouvez le faire en communiquant avec votre conseiller en ressources humaines ou en accédant au portail des avantages sociaux en ligne de votre employeur. Veuillez utiliser les fonctions mises à votre disposition sur le site ou composer le numéro de téléphone indiqué. Si vous résidez au Canada, vous avez le droit de demander l’accès à tout renseignement additionnel vous concernant que nous détenons, sous réserve des exceptions limitées en vertu de la loi pertinente. Si vous pensez que les renseignements vous concernant que nous détenons sont inexacts, vous pouvez demander de les faire corriger. Pour exercer ces droits, veuillez nous envoyer un courriel ou nous écrire à l’adresse indiquée à la section « Pour communiquer avec nous » de cet avis de confidentialité. Vous pouvez également communiquer avec nous de la façon indiquée ci-dessous.

Comme les communications par courriel ne sont pas toujours sécuritaires, veuillez ne pas inclure le numéro de votre carte de crédit ou d’autres renseignements sensibles dans les courriels que vous nous envoyez.

Veuillez noter que nous pourrions devoir conserver certains renseignements aux fins de la gestion de nos dossiers ou pour terminer des opérations que vous avez commencées avant de demander un changement ou une suppression.

Si vous résidez au Canada, vous avez le droit de demander l’accès à tout renseignement additionnel vous concernant que nous détenons, sous réserve des exceptions limitées en vertu de la loi pertinente. Si vous pensez que les renseignements vous concernant que nous détenons sont inexacts, vous pouvez demander de les faire corriger. Pour exercer ces droits, veuillez nous envoyer un courriel ou nous écrire à l’adresse indiquée à la section « Pour communiquer avec nous » de cet avis de confidentialité.

Si vous êtes un résident de la Californie, âgé de moins de 18 ans, et un utilisateur dûment abonné aux services, vous pouvez nous demander de supprimer du contenu ou des renseignements que vous avez affichés dans le cadre des services en suivant les indications de la section « Pour communiquer avec nous » ci-dessous. Veuillez noter que votre demande ne garantit pas la suppression complète ou intégrale du contenu ou des renseignements. En effet, une partie du contenu que vous avez affiché pourrait avoir été partagé par un autre utilisateur.

DURÉE DE CONSERVATION

Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps qu’ils sont nécessaires pour réaliser les objectifs décrits dans le présent avis de confidentialité, à moins qu’une durée de conservation plus longue ne soit requise ou permise par la loi.

UTILISATION DES SERVICES PAR DES MINEURS

Les services ne s’adressent pas aux personnes de moins de 13 ans et celles-ci ne doivent pas fournir de renseignements personnels dans le cadre des services.

En raison de la nature de notre entreprise, nous ne sollicitons ni ne recevons de façon intentionnelle de renseignements de la part de personnes de moins de 13 ans. Toutefois, nous recueillons des renseignements sur les enfants à charge qui ont trait aux protections d’avantages sociaux et à la désignation de bénéficiaires. Les parents et les tuteurs légaux sont autorisés à nous fournir des renseignements sur leurs enfants.

TRANSFERT TRANSFRONTALIER

Vos renseignements personnels peuvent être recueillis, stockés et traités dans n’importe quel pays où nous avons des installations et où nous avons recours à des fournisseurs de services. En utilisant les services, vous consentez au transfert de renseignements à des pays à l’extérieur de votre pays de résidence, y compris aux États-Unis, où les lois et règles en matière de protection des renseignements peuvent différer de celles de votre pays. Lorsque vos renseignements se trouvent dans un autre territoire, ils peuvent être consultés par les tribunaux locaux, les organismes d’application de la loi et les autorités de sécurité nationale. Pour obtenir de l’information au sujet de nos politiques et procédures à l’égard des fournisseurs de services dans différents pays, veuillez nous envoyer un courriel ou nous écrire à l’adresse indiquée à la section « Pour communiquer avec nous » de cet avis de confidentialité.

RENSEIGNEMENTS SENSIBLES

Nous vous demandons de ne pas nous envoyer ni de nous communiquer, dans le cadre de votre utilisation des services, de renseignements personnels sensibles (par exemple, numéro d’assurance sociale, renseignements liés à votre origine raciale ou ethnique, à vos opinions politiques, à vos croyances religieuses ou autres, à votre santé, à vos caractéristiques biométriques ou génétiques, à vos antécédents criminels ou à votre appartenance à un syndicat).

MISES À JOUR DU PRÉSENT AVIS DE CONFIDENTIALITÉ

Nous pouvons modifier le présent avis de confidentialité. L’inscription « DERNIÈRE MISE À JOUR » dans la partie supérieure de cette page indique la date de la dernière révision. Tout changement entre en vigueur lorsque nous affichons une version révisée du présent avis de confidentialité. Si vous utilisez les services après ces changements, cela signifie que vous acceptez la version révisée de l’avis de confidentialité. Nous vous encourageons vivement à vous reporter régulièrement au présent avis de confidentialité pour prendre connaissance de l’information la plus récente sur nos pratiques en matière de renseignements personnels.

POUR COMMUNIQUER AVEC NOUS

Si vous avez des questions sur le présent avis de confidentialité ou sur la façon dont vos renseignements personnels peuvent être utilisés ou communiqués, veuillez communiquer avec nous en nous écrivant à eepoint@willistowerswatson.com. Comme les communications par courriel ne sont pas toujours sécuritaires, veuillez ne pas inclure le numéro de votre carte de crédit ou d’autres renseignements sensibles dans les courriels que vous nous envoyez.

Pour toutes les autres demandes, veuillez utiliser l’information de la section Nous joindre du présent site Web ou les coordonnées du service à la clientèle que le répondant de votre régime vous a remises.