Avis de confidentialité – Services d’impartition

DERNIÈRE MISE À JOUR : DÉCEMBRE 2023

LE PRÉSENT AVIS DE CONFIDENTIALITÉ DÉCRIT LA MANIÈRE DONT LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS VOUS CONCERNANT PEUVENT ÊTRE UTILISÉS ET COMMUNIQUÉS, ET COMMENT VOUS POUVEZ Y ACCÉDER. VEUILLEZ LE LIRE ATTENTIVEMENT.

QUI NOUS SOMMES

Willis Towers Watson, nos entités affiliées, nos filiales et nos ayants cause (collectivement, « WTW », « nous », « notre » ou « nos ») fournissons certains services ou l’ensemble des services suivants : services d’adhésion aux programmes d’avantages sociaux, d’administration des avantages sociaux et d’administration de régimes de retraite, et la création ainsi que l’hébergement de sites Web (collectivement, les « services »), pour le compte d’employeurs qui offrent des régimes de soins de santé, de retraite ou des régimes d’avantages sociaux similaires. Nos clients qui offrent des régimes de soins de santé, de retraite ou des régimes d’avantages sociaux similaires à l’intention de leurs employés sont désignés dans les présentes par « promoteurs de régimes ».

Le promoteur de votre ou de vos régimes d’avantages sociaux a retenu les services de WTW afin que celle-ci vous fournisse ces services (y compris, selon la pertinence, le présent site Web). Pour la plupart des participants, le promoteur du régime est votre employeur actuel ou antérieur. Les services fournis visent notamment l’adhésion et la vérification de l’admissibilité aux régimes d’avantages sociaux, et l’administration de ceux-ci, ainsi que d’autres services de soutien liés aux programmes d’avantages sociaux mis à votre disposition par le promoteur du régime.

PORTÉE ET OBJECTIF DU PRÉSENT AVIS

WTW s’engage à assurer la protection des renseignements personnels et à faire preuve de transparence dans ses pratiques en matière de traitement des renseignements. Le présent avis de confidentialité (l’« avis ») décrit la façon dont nous obtenons, recueillons, traitons et communiquons vos renseignements personnels lorsque nous agissons en tant que « responsables du traitement de données » ou « fournisseurs de services » dans le cadre de la prestation des services, qui comprennent, sans s’y limiter, le présent site Web, nos centres d’appels, l’administration des avantages sociaux et les communications électroniques telles que des courriels en HTML qui pourraient vous être envoyés.

L’avis décrit nos pratiques générales en matière de protection des données liées aux services. Veuillez prendre note que la collecte, l’utilisation, la divulgation et le traitement que nous faisons des renseignements personnels sur des personnes varient selon les circonstances. Par conséquent, dans certains cas, d’autres avis sur nos pratiques de collecte et de traitement des renseignements peuvent être fournis ou s’appliquer au traitement que nous faisons de certains renseignements personnels. Nos pratiques exactes dépendent des dispositions du contrat conclu avec le promoteur du régime et elles seront toujours limitées par celles-ci.

NOTRE RÔLE

Lors de la prestation de services, WTW agit en tant que « responsable du traitement de données » ou « fournisseur de services » en vertu des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels et de protection des données. Cela signifie que nous ne traiterons des renseignements personnels qu’au nom de nos clients et conformément aux restrictions et aux instructions que nous recevons du promoteur du régime. Si notre contrat avec notre client est plus restrictif que les modalités du présent avis, les modalités plus restrictives du contrat s’appliquent.

Dans la plupart des situations, le promoteur du régime sera le « responsable du traitement des renseignements personnels » ou l’« entreprise responsable » en vertu des lois sur la protection des renseignements personnels applicables à vos renseignements personnels. Si vous avez des questions ou si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements sur la façon dont vos renseignements personnels sont traités de manière plus générale (p. ex., dans le cadre de services fournis par d’autres organisations que la nôtre), veuillez communiquer avec le promoteur du régime ou consulter son avis de confidentialité pour en savoir plus.

COLLECTE, UTILISATION ET COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Dans le présent avis, le terme « renseignements personnels » englobe d’autres termes similaires en vertu des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels tels que « données personnelles » ou « informations nominatives ». En général, les « renseignements personnels » comprennent tout renseignement permettant d’identifier une personne en particulier ou une personne identifiable, qui s’y rapporte, la décrit ou qui peut raisonnablement y être associé ou lié, directement ou indirectement.

Les types de renseignements personnels que nous pouvons recueillir comprennent notamment, mais sans s’y limiter, les suivants :

nom, coordonnées et autres identifiants (tels que le nom, une adresse postale, une adresse de courriel, un code d’identification personnel unique, une adresse IP, un nom de compte, le numéro de sécurité sociale, le numéro d’assurance sociale, le numéro de permis de conduire ou un numéro de carte d’identité de l’État);
dossiers de clients (tels que des dossiers de clients en formats papier et électronique contenant des renseignements personnels tels que le nom, la signature, le numéro de téléphone, les antécédents professionnels, un numéro de compte bancaire, un numéro de carte de crédit, un numéro de carte de débit ou toute autre information financière, médicale ou d’assurance maladie);
caractéristiques des classifications protégées (telles que le genre, l’âge et les handicaps);
données d’utilisation (notamment des renseignements relatifs à votre interaction avec nos sites Web et nos applications);
données audio et visuelles (telles que les enregistrements d’appels, si vous appelez à notre centre de services) et les photographies (si vous nous transmettez des documents d’identification);
renseignements professionnels ou liés à l’emploi (tels que le lieu de travail, la catégorie d’emploi, l’historique salarial et la date de fin ou de cessation d’emploi);
renseignements sur l’historique ou les antécédents scolaires (tels que le statut d’un étudiant);
information génétique (si vous nous fournissez de l’information génétique, notamment des résultats de tests de paternité, liés à la vérification de votre statut de personne à charge).

Certains des renseignements que nous recueillons sont fournis par le promoteur du régime et permettent de confirmer si vous, votre conjoint et les personnes à votre charge êtes admissibles aux avantages sociaux. Vous pourriez devoir fournir des renseignements supplémentaires ou mettre à jour ou corriger les renseignements sur vous, votre conjoint, les personnes à votre charge et vos bénéficiaires désignés.

Si vous nous fournissez, à nous ou à nos fournisseurs de services, des renseignements personnels sur d’autres personnes dans le cadre de la prestation des services, vous déclarez par le fait même que vous êtes autorisé à le faire et que vous nous permettez d’utiliser ces renseignements conformément au présent avis et aux lois applicables.

Collecte des renseignements personnels

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels de diverses manières, notamment, mais sans s’y limiter :

auprès du promoteur du régime : notamment au moyen de fichiers de données obtenus auprès du promoteur du régime;
dans le cadre de la prestation des services : comme lorsque vous utilisez les modèles de simulation de votre couverture ou que vous fournissez ou apportez des modifications à vos renseignements personnels à partir du site Web;
hors ligne : par exemple, par la poste ou lorsque vous communiquez avec nos centres d’appels, le cas échéant;
auprès d’autres sources : auprès de tiers dont les services ont été retenus par le promoteur du régime pour fournir des services liés aux avantages sociaux.

Utilisation des renseignements personnels

Notre utilisation des renseignements personnels sera assujettie et conforme à nos ententes contractuelles avec le promoteur du régime. Les fins auxquelles nous pouvons traiter les renseignements personnels varient selon les circonstances dans lesquelles nous interagissons avec vous. En général, nous utilisons les renseignements personnels que nous recueillons sur vous pour fournir les services (par exemple, pour établir votre admissibilité aux avantages sociaux, valider les renseignements relatifs à vos choix, et faciliter autrement votre adhésion), ainsi que pour respecter nos obligations juridiques. De plus, dans la mesure permise par notre contrat avec le promoteur du régime, nous pouvons utiliser les renseignements personnels des manières suivantes :

pour répondre à vos demandes d’information et pour satisfaire à vos demandes, notamment pour vous envoyer les renseignements à fournir sur le régime ou des renseignements sur la couverture. Vos renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers (un imprimeur ou un autre fournisseur de services, par exemple) participant au traitement de la commande ou de la demande;
pour établir vos bénéficiaires;
vous envoyer des renseignements de nature administrative, tels que des renseignements au sujet des services ou des modifications apportées à nos conditions et à nos politiques;
pour personnaliser le contenu et les renseignements qui vous sont fournis;
pour notre usage interne, afin de développer nos services ou d’en améliorer la qualité;
pour la surveillance et la prévention en matière et fraude et à des fins de sécurité;
pour vérifier et améliorer nos services, notamment pour soutenir les efforts de formation et de contrôle de la qualité;
lorsque nous l’estimons nécessaire : a) pour nous conformer à la loi ou à une obligation juridique; b) pour nous conformer au processus judiciaire (comme les citations à comparaître ou les décisions judiciaires) et c) pour protéger nos droits, la confidentialité des renseignements, notre sécurité, nos biens et ceux d’autres parties;
pour communiquer avec vous concernant les services à l’aide d’un système automatisé de composition téléphonique ou d’une voix artificielle ou de messages préenregistrés.

Renseignements regroupés et dépersonnalisés. Sous réserve des ententes contractuelles avec le promoteur du régime, nous pouvons utiliser des renseignements et des rapports dépersonnalisés ou regroupés liés aux services afin d’évaluer, d’améliorer et de mettre en œuvre nos activités, nos produits et nos services, de préparer des rapports d’analyse comparative sur notre secteur et à d’autres fins de recherche, de marketing et d’analyse. Les renseignements contenus dans de tels rapports ne permettent pas de reconnaître ou d’identifier une personne ou un promoteur de régime en particulier. Nous ne partageons pas de renseignements personnels avec des tiers dans de tels cas.

Communication des renseignements personnels

Vos renseignements personnels peuvent être communiqués ou transférés, conformément à notre contrat avec le promoteur du régime, comme suit :

au promoteur du régime;
à nos sociétés affiliées, fournisseurs et fournisseurs de services tiers qui fournissent des services (hébergement du site Web, analyse de données, traitement des paiements, recherche d’adresses, traitement des commandes, technologies de l’information et infrastructure connexe, service à la clientèle, transmission de courriels et vérification);
aux fournisseurs et tiers choisis par le promoteur du régime pour leur permettre de vous fournir les services associés à vos avantages sociaux ou pour fournir des services professionnels au régime; l’utilisation de vos renseignements personnels par le promoteur du régime ou d’autres fournisseurs et tiers est régie par les politiques de confidentialité du promoteur du régime ou des fournisseurs et tiers, et non par le présent avis;
à d’autres personnes et tiers, selon les directives du promoteur du régime ou les vôtres;
à une tierce partie à la suite d’une réorganisation, d’une fusion, d’une vente, d’une coentreprise, d’une cession, d’un transfert ou d’une autre forme de disposition de la totalité ou d’une partie de nos activités, actifs ou actions (y compris en relation avec toute faillite ou procédure similaire);
lorsque nous l’estimons nécessaire : a) pour nous conformer à la loi ou à une obligation juridique; b) pour nous conformer au processus judiciaire (comme les citations à comparaître ou les décisions judiciaires) et c) pour protéger nos droits, la confidentialité des renseignements, notre sécurité et nos biens et ceux d’autres parties.

TÉMOINS

Les témoins sont de petits fichiers textes qu’un site Web transfère sur votre appareil pour emmagasiner et parfois pour recueillir des renseignements sur votre utilisation de nos sites Web, par exemple, le temps passé à utiliser les sites Web, les pages consultées, les préférences en matière de langue et d’autres données anonymes liées au trafic. Nous utilisons ces renseignements pour assurer la sécurité, faciliter la navigation, afficher les renseignements plus efficacement, personnaliser votre expérience lorsque vous utilisez nos sites Web et reconnaître votre ordinateur afin de vous aider lorsque vous utilisez les sites Web. Nous recueillons aussi des données statistiques sur l’utilisation des sites afin d’en améliorer leur conception et leur fonctionnement, de comprendre l’utilisation qui en est faite et de nous aider à régler les questions qui les concernent.

Il existe différents types de témoins, par exemple :

Des témoins qui sont configurés directement par WTW (des « témoins de première partie ») et des témoins configurés en notre nom, par exemple, par des sociétés spécialisées dans l’analyse de données (des « témoins de tierce partie »).
Des témoins qui demeurent actifs pendant des périodes différentes, par exemple, certains témoins ne sont actifs que le temps où votre navigateur est ouvert (des « témoins temporaires »). Ces témoins sont supprimés automatiquement lorsque vous fermez votre navigateur. D’autres types de témoins sont des « témoins permanents », c’est-à-dire qu’ils sont conservés dans votre ordinateur lorsque vous fermez le navigateur. Par exemple, ils reconnaissent votre appareil lorsque vous ouvrez votre navigateur et naviguez dans Internet.

Vous trouverez plus bas une description des divers types de témoins et de technologies similaires qui peuvent être utilisés dans les sites Web.

La présente partie s’applique dans la mesure où des renseignements personnels (des renseignements qui vous identifient comme personne ou qui sont liés à une personne ou à un ménage) vous concernant sont recueillis au moyen de témoins ou de technologies semblables.

Témoins strictement nécessaires. Les témoins strictement nécessaires vous permettent de consulter les sites pour accéder et recourir aux services, et utiliser les fonctionnalités des sites Web. Sans les témoins nécessaires et les technologies semblables, les sites Web ne fonctionneront pas aussi bien que nous le souhaiterions pour vous, et nous pourrions ne pas être en mesure de vous donner accès aux sites Web ou à certains services ou à certaines fonctionnalités.

Témoins de fonctionnalité. Les témoins de fonctionnalité servent à recueillir de l’information sur la manière dont vous utilisez les sites Web, et ils nous permettent d’améliorer leur fonctionnement. Par exemple, grâce aux témoins de fonctionnalité, nous pouvons savoir quelles sont les pages les plus consultées dans nos sites Web, relever les difficultés que vous éprouvez lorsque vous utilisez les sites Web et évaluer l’efficacité de nos campagnes relatives à l’adhésion. Ils nous permettent d’avoir une vue d’ensemble des habitudes d’utilisation des sites Web. Nous utilisons ces renseignements pour analyser la fréquence d’utilisation des sites Web.

Pour en apprendre davantage sur les témoins, y compris pour savoir quels témoins ont été activés et comment gérer et supprimer ces témoins, allez à l’adresse www.allaboutcookies.org (en anglais seulement).

SERVICES DE TIERCES PARTIES

Les services peuvent comprendre des liens vers les sites Web du promoteur du régime et d’autres tiers comme des sociétés d’assurance, des organismes gouvernementaux et des fournisseurs de services financiers. Si vous cliquez sur ces liens, vous quitterez les services visés aux présentes. Votre utilisation de ces sites tiers est régie par les politiques de ces tiers en matière de protection des renseignements personnels, et non par le présent avis. Le présent avis ne s’applique pas aux pratiques des tiers en matière de confidentialité, de renseignements ou de toute autre pratique d’un tiers, y compris le promoteur du régime ou tout autre tiers exploitant un site Web ou un service associé par des liens aux services visés aux présentes. Nous déclinons également toute responsabilité à l’égard de la confidentialité, des renseignements et des pratiques de ces tiers. L’inclusion d’un lien dans les services ne constitue pas l’approbation, par nous ou nos sociétés affiliées, du site ou du service accessible par le lien.

SÉCURITÉ

Nous avons mis en place des mesures de sécurité visant à protéger les renseignements personnels que nous recueillons. Malheureusement, il est impossible de garantir à 100 % la sécurité des systèmes de transmission ou de stockage des données. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sécuritaire (par exemple, si vous estimez que la sécurité de votre compte a été compromise), veuillez immédiatement nous en informer en suivant les indications de la partie « Pour communiquer avec nous » ci-dessous. Pour lutter contre les pourriels et les utilisations abusives de certains de nos systèmes, nous avons recours à l’entreprise Google reCAPTCHA, qui est soumise aux règles de confidentialité et aux conditions d’utilisation de Google.

VOS DROITS EN MATIÈRE DE CONFIDENTIALITÉ DE VOS DONNÉES

Certaines personnes peuvent avoir un droit conféré par la loi de vérifier, de corriger, de mettre à jour ou de supprimer les renseignements personnels en vertu des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels et de protection des données. Comme nous l’indiquions précédemment, WTW agit en tant que « responsable du traitement des données » ou « fournisseur de services » en vertu des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels et de protection des données. Pour cette raison, dans la plupart des situations, c’est le promoteur du régime, et non WTW, qui a la responsabilité, sur le plan juridique, de répondre à toutes vos demandes relatives aux droits conférés par la loi. Conformément à la loi pertinente, nous collaborerons à toute demande de droits sur les données authentifiées que nous pourrions recevoir par l’intermédiaire d’un promoteur de régime et nous faciliterons cette demande.

Les données peuvent être consultées et, dans certains cas, corrigées au moyen de notre site Web libre-service. Vous pouvez également consulter les données et les corriger au moyen d’un numéro de téléphone sans frais créé aux fins de l’administration de vos avantages sociaux. Si vous ne souhaitez ou ne pouvez pas utiliser le libre-service par l’intermédiaire de notre site Web ou du numéro de téléphone sans frais (le cas échéant) créé aux fins de l’administration de vos avantages sociaux, vous pouvez exercer vos droits en communiquant avec le promoteur du régime, sous réserve des lois applicables.

Si vous résidez au Canada, vous avez le droit de demander l’accès à tout renseignement additionnel vous concernant que nous détenons, sous réserve des exceptions limitées en vertu des lois applicables. Si vous croyez que les renseignements vous concernant que nous détenons sont inexacts, vous pouvez également demander de les faire corriger.

Les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels et de protection des données varient d’un État à l’autre et elles peuvent limiter l’exécution d’une demande d’exercice des droits. À titre d’exemple, le promoteur du régime peut restreindre une demande d’exercice des droits en conservant certains renseignements pour des besoins de gestion des dossiers ou pour terminer des opérations commencées avant la demande de changement ou de suppression.

DURÉE DE CONSERVATION

Nous conserverons vos renseignements personnels selon les directives du promoteur du régime et aussi longtemps qu’il sera nécessaire pour réaliser les objectifs décrits dans le présent avis, pour des motifs de conformité à nos propres règles, ou pour une période de conservation plus longue, si la loi l’exige.

UTILISATION DES SERVICES PAR DES MINEURS

Les services ne sont pas destinés aux personnes de moins de seize (16) ans, et celles-ci ne doivent pas fournir de renseignements personnels dans le cadre de la prestation des services.

En raison de la nature de nos services, nous ne sollicitons ni ne recevons de façon intentionnelle de renseignements de la part de personnes de moins de 16 ans. Toutefois, nous recueillons des renseignements sur les enfants à charge en lien avec les protections d’avantages sociaux et la désignation de bénéficiaires.

TRANSFERT TRANSFRONTALIER

Dans la mesure permise par notre entente avec le promoteur du régime, vos renseignements personnels peuvent être recueillis, stockés et traités dans n’importe quel pays où nous avons des installations et où nous avons recours à des fournisseurs de services. En utilisant les services, vous reconnaissez que nous pouvons transférer vos renseignements personnels à des pays à l’extérieur de votre pays de résidence où les lois et règles en matière de protection des renseignements peuvent différer de celles de votre pays de résidence. Lorsque vos renseignements se trouvent dans un autre territoire, ils peuvent être consultés par les tribunaux locaux, les organismes d’application de la loi et les autorités de sécurité nationale. Pour obtenir de l’information au sujet de nos politiques et procédures à l’égard des fournisseurs de services dans différents pays, veuillez nous envoyer un courriel ou nous écrire à l’adresse indiquée à la partie « Pour communiquer avec nous » ci-après.

RENSEIGNEMENTS SENSIBLES

Nous vous demandons de ne pas nous envoyer ou nous communiquer, dans le cadre de votre utilisation des services, de renseignements personnels sensibles (renseignements liés votre origine raciale ou ethnique, à vos opinions politiques, à vos croyances religieuses ou autres ou à vos antécédents criminels).

MISES À JOUR DU PRÉSENT AVIS

À l’occasion, nous pouvons modifier le présent avis. L’inscription « DERNIÈRE MISE À JOUR » dans la partie supérieure de cette page indique la date de la dernière révision. Nous vous encourageons à vous reporter régulièrement au présent avis pour prendre connaissance de l’information la plus récente sur nos pratiques en matière de renseignements personnels. En continuant d’utiliser les services, vous acceptez les modalités de la dernière mise à jour du présent avis.

RENSEIGNEMENTS À L’INTENTION DES RÉSIDENTS DE LA CALIFORNIE

Dans le cadre de la prestation des services, nous ne « vendons » ni ne « communiquons » aucun renseignement personnel, tel que ces termes sont définis dans la California Consumer Privacy Act (CCPA).

Si vous souhaitez soumettre une demande relative aux droits des consommateurs en vertu de la CCPA, veuillez vous adresser au promoteur du régime. Nous collaborerons à ces demandes et les faciliterons dans la mesure permise par la loi.

RENSEIGNEMENTS À L’INTENTION DES RÉSIDENTS DU QUÉBEC

Comme il est indiqué dans les paragraphes précédents, vos renseignements personnels peuvent être recueillis, stockés et traités dans n’importe quel pays où nous avons des installations et où nous avons recours à des fournisseurs de services. Par conséquent, il est possible que nous transférions vos renseignements personnels à l’extérieur du Québec. Veuillez consulter la partie TRANSFERT TRANSFRONTALIER pour obtenir de plus amples renseignements. Si vous êtes une personne résidant au Québec et que vous avez des questions sur le présent avis ou sur la façon dont vos renseignements personnels peuvent être utilisés ou divulgués, veuillez communiquer avec Sarah Flint par courriel, à l’adresse privacy@willistowerswatson.com, ou par la poste, à l’adresse 130, rue King Ouest, bureau 1500, Toronto (Ontario) M5X 2A2.

POUR COMMUNIQUER AVEC NOUS

Exceptions faites de ce qui est indiqué ci-dessus, si vous avez des questions sur le présent avis ou sur la façon dont vos renseignements personnels peuvent être utilisés ou divulgués, veuillez communiquer avec nous en nous écrivant à l’adresse privacy@willistowerswatson.com ou en composant sans frais le 1 888 471-4502. Comme les communications par courriel ne sont pas toujours sécuritaires, veuillez ne pas inclure le numéro de votre carte de crédit ou d’autres renseignements sensibles dans les courriels que vous nous envoyez.

Pour toutes les autres demandes, veuillez utiliser les coordonnées fournies sur le présent site Web ou les coordonnées du centre d’appels que le promoteur de votre régime vous a fournies.